KOVAn jäsenrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12, 13 ja 14 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja KOVAn jäsenille ja potentiaalisille jäsenille sekä näiden yhteystahoina toimiville henkilöille sekä KOVAn sidosryhmiin kuuluville henkilöille.

1. Rekisterinpitäjä

Yhteystiedot

Kohtuuhintaisen vuokra-asumisen edistäjät – KOVA ry (2656908-6)
Yliopistonkatu 5, 7. krs
00100 Helsinki

Yhteyshenkilö

Vilma Pihlaja
lakimies
050 472 9430
vilma.pihlaja@kovary.fi

2. Rekisteröidyt

• jäsenet ja jäsenten yhteyshenkilöt
• potentiaaliset jäsenet ja niiden yhteyshenkilöt
• sidosryhmiin kuuluvat henkilöt
• verkkosivuston käyttäjät

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Jäsenet yhteyshenkilöineen

Käsittelyn tarkoitus
Jäsenyyssuhteen ylläpito ja sen edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen.

Käsittelyperuste
1) yhdistyslaki, 2) rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Potentiaaliset jäsenet yhteyshenkilöineen

Käsittelyn tarkoitus
Markkinointi ja viestintä

Käsittelyperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Sidosryhmiin kuuluvat henkilöt

Käsittelyn tarkoitus
Edunvalvonta ja viestintä

Käsittelyperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Verkkosivuston käyttäjät

Käsittelyn tarkoitus
Verkkosivuston kautta tulevat yhteydenottopyynnöt.

Käsittelyperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot 

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja käyttötarkoituksineen:

Nimi
yksilöinti ja yhteydenpito

Postiosoite
yhteydenpito

Puhelinnumero
yhteydenpito

Sähköpostiosoite
yhteydenpito

Työnantaja tai yritys
jäsenyyssuhteen hoitaminen, markkinoinnin kohdentaminen

Työnantajan Y-tunnus
jäsenyyssuhteen hoitaminen

Jäsenen asuntomäärä
jäsenyyssuhteen hoitaminen

Rooli tai titteli
jäsenyyssuhteen hoitaminen, markkinoinnin kohdentaminen

Kieli
jäsenyyssuhteen hoitaminen

Erityisruokavalio
tapahtumien järjestäminen

5. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se jäsenyys, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa tai jäsenen yhteyshenkilö vaihtuu toiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään tai jäsenen muulta yhteyshenkilöltä. Tietoja päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle tai jäsenen muu yhteyshenkilö ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Potentiaalisten jäsenten yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään niin kauan kunnes yhteyshenkilö vaihtuu toiseksi.

Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin henkilö toimii tehtävässä, jossa yhteydenpito häneen on tarpeellista.

Uutiskirjelistaltamme pääset poistumaan ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen kova@kovary.fi.

6. Oikeutesi 

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen kova@kovary.fi.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan ja täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

7. Säännönmukaiset tiedonlähteet 

KOVA tarkistaa osoitetietojen ajantasaisuuden säännöllisesti julkisista lähteistä.

8. Tietojen luovutukset 

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Kohtuuhintaisen vuokra-asumisen edistäjät – KOVA ry:n ja sen jäsenten ulkopuolelle.

Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksi antaman kolmannen osapuolen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

• Microsoft (sähköposti ja jäsenrekisteri)
• Procountor (laskutus)

9. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

• Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
• Rekisterin käyttö on suojattu salasanalla.
• Rekisteri sijaitsee palvelimella, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
• Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle 

Milloin mahdollista, olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset.

Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon.

11. Evästeet 

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

Useimmat internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.